Uw beheersmaatregelen kunnen perfect zijn uitgevoerd, maar als u het niet kunt aantonen, telt het niet. Het logboek is het bewijs dat u uw beheersplan daadwerkelijk uitvoert. Bij een controle door de Inspectie Leefomgeving en Transport is het steevast het eerste document dat gevraagd wordt.
Wat er in het logboek hoort
- De actuele risicoanalyse en het bijbehorende beheersplan
- Een actuele tekening of tappuntenlijst van de installatie
- Registratie van elke spoelbeurt: datum, tappunt, uitvoerder
- Temperatuurmetingen met datum, locatie en meetwaarde
- Resultaten van de keerklepcontroles en de boileronderhoudsbeurten
- Alle monsterresultaten, inclusief de rapporten van het laboratorium
- Bij overschrijding: de genomen maatregelen en de hercontroles
- Alle wijzigingen aan de installatie, met datum
De fouten die het vaakst terugkomen
- Een logboek dat pas wordt bijgewerkt als er een controle is aangekondigd
- Spoelbeurten die zijn afgetekend met een vinkje zonder datum of naam
- Een risicoanalyse van acht jaar oud terwijl er tweemaal is verbouwd
- Monsterresultaten die niet te herleiden zijn tot een specifiek tappunt
- Een overschrijding zonder vastgelegde vervolgactie
Dat laatste is het meest schadelijk. Een overschrijding is op zichzelf geen overtreding: het gebeurt in de beste installaties. Wat wel telt, is of u aantoonbaar en tijdig hebt gehandeld. Een overschrijding zonder vastgelegde reactie is precies het punt waarop een controle vervelend wordt.
Praktisch houden
Een logboek dat alleen digitaal in een map op een netwerkschijf staat, wordt in de praktijk slecht bijgehouden. Wat wel werkt: een fysieke aftekenlijst op de plek waar gespoeld wordt, die maandelijks wordt gescand en toegevoegd aan het digitale dossier. De drempel om af te tekenen moet lager zijn dan de drempel om het te vergeten.
